Ablauf der lohnabrechgnung

MJ Services ist spezialisiert auf die Erstellung laufender Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Durch das Outsourcing dieser Aufgaben reduzieren Sie Kosten und minimieren Fehlerrisiken.

Wir bieten Ihnen dafür Wirtschaftlichkeit, Einfachheit und Effizienz in der Abwicklung Ihrer laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Sie stellen uns die erforderlichen Unternehmensdaten zur Verfügung, und wir übernehmen die Pflege der Stammdaten. Sobald diese vollständig erfasst sind, reduziert sich Ihr Aufwand auf die Meldung der variablen Angaben wie Überstunden, Fehltage oder Sonderzahlungen.

Wir kümmern uns um alle Aufgaben rund um Ihre laufende Lohnabrechnung – selbstverständlich stets nach aktueller Gesetzeslage. Auch die erforderlichen Meldungen an die Sozialversicherungsträger übernehmen wir für Sie. Alle Unterlagen und Auswertungen erhalten Sie bequem per E-Mail oder auf Wunsch per Post.

Die Datenübernahme umfasst die Erfassung Ihrer Unternehmensdaten (Stammdaten und Steuerinformationen) sowie der Personaldaten Ihrer Mitarbeitenden (Stammdaten und Abrechnungsdaten) in unser Abrechnungssystem. Alle Angaben werden dabei geprüft und bei Bedarf korrigiert.

Die Übermittlung kann entweder aus Ihrem bestehenden Abrechnungssystem erfolgen oder mithilfe unserer Checkliste. So stellen wir eine korrekte Datenübernahme mit minimalem Aufwand für Sie sicher.

Auch individuelle Abrechnungsbestandteile – etwa Tarifverträge, eigene Lohnarten oder ein firmenspezifischer Kontenplan – werden im Rahmen der Übernahme integriert.

Für die Datenübernahme genügen zudem Kopien oder PDF-Dokumente der abrechnungsrelevanten Unterlagen.

Teilen Sie uns monatlich die variablen Daten mit. Darunter verstehen wir beispielsweise die Anzahl der gearbeiteten Stunden oder der Urlaubstage. Auch Gehaltserhöhungen, Sonderzahlungen und gearbeitete Stunden an Sonn- und Feiertagen sollten für die laufende Lohnabrechnung rechtzeitig gemeldet werden. Nur so ist sichergestellt, dass Ihre Angestellten eine korrekte Lohnabrechnung erhalten.

Der monatliche Abrechnungslauf wird in enger Abstimmung zwischen Ihrem persönlichen Ansprechpartner und Ihrem Unternehmen durchgeführt. Bereits im Vorfeld werden Art und Umfang der Datenübermittlung gemeinsam festgelegt und ein Abrechnungstermin vereinbart.

Der Abrechnungslauf erfolgt immer unter Berücksichtigung der aktuellen gesetzlichen Vorgaben (sozialversicherungsrechtliche und steuerliche Veränderungen, aktualisierte Krankenkassendaten, etc.) sowie unter Beachtung der individuellen Unternehmensvorgaben und tarifrechtlicher Vorschriften. Die übermittelten monatlichen Gehaltsbestandteile (fest/variabel) werden umgesetzt und eventuelle Stammdatenänderungen verarbeitet. 

Die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen werden von uns fristgerecht an die jeweiligen Meldestellen (Krankenkassen/weitere Behörden) elektronisch übermittelt. Zusätzliche Meldungen können wir als optionale Leistung jederzeit für Sie durchführen. 

Ihr Unternehmen wächst und Sie stellen neue Mitarbeiter ein. Für eine korrekte Lohnabrechnung benötigen wir die Stammdaten des neuen Mitarbeiters. Hierfür stellen wir Ihnen einen digitalen Personalfragebogen zur Verfügung. Der Mitarbeiter trägt seine Daten direkt dort ein, und sowohl Sie als auch wir erhalten den ausgefüllten Fragebogen. Anschließend übernehmen wir die Angaben in unser Lohnabrechnungssystem.

Angaben wie Gehalt, Urlaubstage und ähnliche Daten können Sie uns ganz einfach per E-Mail übermitteln.

Abhängig von der gewählten Zahlungsverkehrsform erhalten Sie Zahlungslisten (Überweisung/ Lastschrift/ Bar) oder universal nutzbare Zahlungsdateien für alle gängigen Online-Banking-Anwendungen (DTAUS-Dateien). 

Die Unterlagen des Abrechnungslaufs werden Ihnen als PDF-Dokument zur Verfügung gestellt. So wird sichergestellt, dass alle Unterlagen jederzeit für Sie elektronisch abrufbar sind und unnötige Ausdrucke vermieden werden können. Das spart Geld, Platz und schont die Umwelt.

Bei Bedarf drucken, kuvertieren und versenden wir die monatlichen Abrechnungen an die Mitarbeiter. Ebenfalls können alle Abrechnungsunterlagen in Papierform an die vereinbarte Lieferanschrift übersandt werden. Die Zustellung erfolgt an den persönlichen Empfänger. 

Um die Lohn- und Gehaltsabrechnungen so effizient wie möglich zu erstellen, ist ein einfacher und sicherer Datenaustausch zwischen Ihrem Unternehmen und uns extrem wichtig. Dafür bieten wir Ihnen mit dem Tools DATEV Personalakte und DATEV Unternehmen Online eine anwenderfreundliche Plattform. Laden Sie einfach Ihre Dokumente hoch und rufen Sie jederzeit die fertig erstellten Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab. Auf Wunsch können wir auch jedem Mitarbeiter einen eigenen Account und damit den Zugang zu seinen individuellen Lohnabrechnungen einrichten. Sprechen Sie uns einfach an.

Gelegentlich benötigen Mitarbeiter z. B. Krankengeldbescheinigungen, Arbeitsbescheinigungen oder Wohngeldbescheinigungen. Wir stellen Ihnen auf Wunsch gerne die entsprechenden Bescheinigungen aus.

Bei Bedarf erstellen wir für Sie zusätzliche Auswertungen und Übersichten im Rahmen der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Individuelle Anpassungen nehmen wir ebenfalls gerne vor. Unser Ziel ist es, Sie von zeitaufwendigen Routineaufgaben zu entlasten – und das zu transparenten und fairen Konditionen.